W grupie kapitałowej dane finansowe rzadko powstają w jednym miejscu. Jedna spółka korzysta z SAP, druga z Dynamics 365, kolejna z lokalnego systemu ERP, a część danych potrzebnych do raportowania nadal funkcjonuje w arkuszach Excel. Do tego dochodzą różne plany kont, waluty, sposoby klasyfikowania kosztów czy terminy zamknięcia miesiąca. W efekcie przygotowanie obrazu finansowego całej grupy może wymagać wielu eksportów, uzgodnień i ręcznych przeliczeń, zanim zarząd otrzyma dane pozwalające ocenić faktyczną sytuację biznesową. Microsoft Fabric pozwala podejść do tego problemu inaczej. Zamiast zastępować systemy używane przez poszczególne spółki, można utworzyć wspólną warstwę danych, która łączy informacje z różnych źródeł, porządkuje je według zasad obowiązujących w grupie i przygotowuje do konsolidacji oraz analizy w Power BI. W praktyce oznacza to możliwość przejścia od wielu lokalnych wersji danych finansowych do jednego spójnego obrazu grupy.
Dlaczego konsolidacja finansowa staje się problemem danych, a nie tylko księgowości?
Im bardziej rozbudowana organizacja, tym większa liczba elementów, które trzeba uzgodnić przed przygotowaniem skonsolidowanego raportu. Samo zsumowanie wyników poszczególnych podmiotów nie wystarcza. Konieczne jest między innymi odpowiednie przyporządkowanie kont, przeliczenie danych walutowych, uwzględnienie struktury własnościowej oraz identyfikacja i eliminacja transakcji wewnątrzgrupowych.
Problem komplikuje się jeszcze bardziej, gdy poszczególne spółki rozwijały swoje środowiska informatyczne niezależnie od siebie. Konto „usługi obce” w jednym systemie nie musi odpowiadać dokładnie tej samej kategorii w drugim. Ten sam klient może występować pod różnymi nazwami lub identyfikatorami, a kategorie produktów i centra kosztowe mogą być zbudowane według zupełnie innych zasad.
Jak duże znaczenie ma sprawność tego procesu? Według badania przeprowadzonego przez amerykańską organizację APQC, specjalizującą się w analizie efektywności przedsiębiorstw, przygotowanie miesięcznych skonsolidowanych sprawozdań finansowych zajmuje firmom przeciętnie 6 dni. Najsprawniejsze organizacje realizują ten proces w 5 dni, podczas gdy w przedsiębiorstwach osiągających najsłabsze wyniki trwa on 10 dni. Jednym z czynników wpływających na te różnice jest sposób organizacji przepływu danych – rozproszone systemy, nieujednolicone plany kont i ręczne uzgodnienia wydłużają przygotowanie raportów.
Dlatego poprawa procesu konsolidacji nie powinna rozpoczynać się wyłącznie od przyspieszania pracy zespołu finansowego. Bardzo często większy efekt przynosi uporządkowanie sposobu, w jaki dane są zbierane, standaryzowane i udostępniane.
Microsoft Fabric jako wspólna warstwa danych dla całej grupy
Microsoft Fabric nie wymaga, aby wszystkie spółki korzystały z tego samego systemu ERP. To szczególnie istotne w grupach powstających w wyniku przejęć, rozwijających się na wielu rynkach lub pozostawiających spółkom dużą autonomię operacyjną. Dane mogą pochodzić z systemów ERP, baz danych, plików, aplikacji chmurowych czy innych źródeł biznesowych i trafiać do wspólnego środowiska analitycznego. Możliwości takiego podejścia szerzej przedstawia artykuł poświęcony integracji danych z wielu systemów w Microsoft Fabric.
Dla dyrektora finansowego kluczowe jest jednak nie to, w jaki sposób technicznie realizowane jest połączenie, lecz efekt: dane ze spółek mogą być regularnie dostarczane do jednego środowiska bez konieczności ciągłego przesyłania kolejnych wersji arkuszy pomiędzy oddziałami i centralą.
W Fabric mogą następnie zostać uporządkowane według zasad obowiązujących w całej organizacji. Powstaje więc centralna warstwa, w której zachowana jest informacja pochodząca z systemów lokalnych, ale jednocześnie dostępny jest jej ujednolicony odpowiednik wykorzystywany do raportowania grupowego.
To ważna różnica. Nie trzeba wymuszać natychmiastowej migracji kilkunastu spółek do jednego ERP, aby uzyskać spójny obraz finansowy organizacji. Można najpierw ujednolicić dane na potrzeby analityki i konsolidacji, pozostawiając systemy transakcyjne tam, gdzie funkcjonują obecnie.
Jeden plan kont grupy zamiast kilkunastu lokalnych interpretacji
Jednym z najważniejszych etapów takiego projektu jest stworzenie wspólnego modelu finansowego. Lokalne plany kont pozostają w systemach poszczególnych spółek, ale w Microsoft Fabric można przypisać je do jednego grupowego planu kont.
Załóżmy, że grupa posiada sześć spółek w Polsce, Niemczech i Czechach. Każda z nich wykorzystuje inny układ kont kosztowych. W jednej koszty energii znajdują się na koncie 401-20, w drugiej są częścią szerszej kategorii kosztów mediów, a w trzeciej rozdzielono je dodatkowo między zakłady produkcyjne. Z punktu widzenia lokalnej księgowości każdy z tych modeli może być prawidłowy. Z punktu widzenia CFO grupy potrzebna jest jednak możliwość odpowiedzi na jedno pytanie: ile cała organizacja wydała na energię?
W Fabric można zbudować reguły przyporządkowania lokalnych kont do wspólnych kategorii zarządczych. Dzięki temu raport grupowy nie zależy od tego, jak poszczególne spółki zorganizowały swoje księgi.
Podobne mapowanie może obejmować:
- konta księgowe i kategorie kosztów,
- centra kosztów i centra zysku,
- spółki oraz jednostki organizacyjne,
- klientów, dostawców i produkty,
- segmenty działalności,
- projekty i miejsca powstawania kosztów,
- kategorie wykorzystywane w raportowaniu zarządczym.
Istotnym uzupełnieniem tego procesu jest ujednolicenie danych podstawowych w Microsoft Fabric. Spójne identyfikatory klientów, dostawców i produktów ułatwiają nie tylko analizę finansową, ale również prawidłowe rozpoznawanie powiązań pomiędzy spółkami.
Takie podejście ma dodatkową wartość przy przejęciach. Nowa spółka nie musi od pierwszego dnia przebudowywać własnego ERP. Najpierw jej dane mogą zostać zmapowane do standardu grupy, dzięki czemu znacznie szybciej trafiają do wspólnego raportowania.
Różne waluty, ale jeden obraz wyniku grupy
W międzynarodowej grupie kolejnym problemem jest waluta. Spółka w Polsce raportuje w PLN, niemiecka w EUR, czeska w CZK, a zarząd może oczekiwać raportu grupowego w euro.
Samo przeliczenie kwot według jednego kursu nie rozwiązuje problemu. W zależności od rodzaju raportowanej pozycji mogą obowiązywać różne zasady: kurs na dzień bilansowy, kurs średni za okres, kurs historyczny czy określona polityka korporacyjna. Ważna jest również możliwość odtworzenia historycznych wartości oraz porównania wyników bez wpływu zmian kursowych.
MS Fabric może przechowywać zarówno wartości w walucie lokalnej, jak i dane po przeliczeniu według reguł grupowych. Dzięki temu użytkownik raportu nie musi wybierać pomiędzy lokalnym a skonsolidowanym obrazem działalności.
Przykładowo, zarząd może analizować wzrost sprzedaży spółki niemieckiej w trzech perspektywach: w EUR, po przeliczeniu na walutę raportową grupy oraz przy stałym kursie walutowym. Ostatni wariant jest szczególnie ważny w analizie zarządczej, ponieważ pozwala oddzielić rzeczywistą zmianę biznesu od efektu kursowego.
W efekcie rozmowa na posiedzeniu zarządu może dotyczyć nie tylko tego, że przychody wzrosły o 8%, ale również tego, jaka część wzrostu wynikała ze zwiększenia sprzedaży, a jaka ze zmian kursów walutowych.
Warunkiem poprawności takich analiz jest jednak wcześniejsze zdefiniowanie polityki przeliczeń, zasad przechowywania kursów oraz sposobu postępowania z korektami. Microsoft Fabric pozwala realizować te reguły w sposób powtarzalny, ale nie zastępuje decyzji dotyczących zasad rachunkowości przyjętych przez grupę.
Transakcje między spółkami – jedna z największych barier w konsolidacji
Szczególnie czasochłonnym obszarem pozostają rozliczenia wewnątrzgrupowe. Spółka A wykazuje należność wobec spółki B, ale druga jednostka może mieć zaksięgowane zobowiązanie w innym okresie, z innym opisem dokumentu albo po innym kursie.
Przy dużej liczbie podmiotów takich rozbieżności mogą być tysiące. Problem dotyczy nie tylko należności i zobowiązań, ale także sprzedaży wewnętrznej, kosztów zakupów, pożyczek, odsetek czy niezrealizowanych zysków zawartych w zapasach. Każdy z tych obszarów może wymagać odrębnych zasad uzgodnień i eliminacji konsolidacyjnych.
Microsoft Fabric może pomóc zbudować wspólny widok transakcji pomiędzy spółkami. Zamiast rozpoczynać uzgodnienia od wymiany plików, zespół finansowy otrzymuje zestawienie pokazujące pozycje występujące po obu stronach oraz potencjalne różnice.
Można wówczas szybciej wychwycić brak dokumentu, różnicę kwotową, różne okresy księgowania czy rozbieżność walutową. Nie oznacza to, że system sam podejmie wszystkie decyzje księgowe. Pozwala jednak skierować uwagę specjalistów tam, gdzie faktycznie występuje wyjątek wymagający wyjaśnienia, zamiast angażować ich w ręczne porównywanie tysięcy prawidłowych pozycji.
To właśnie w takim zastosowaniu automatyzacja daje największą wartość biznesową: człowiek zajmuje się rozbieżnościami, a nie mechanicznym przygotowaniem danych do ich znalezienia.
Od konsolidacji do raportowania zarządczego
Sam skonsolidowany rachunek wyników czy bilans to dopiero początek możliwości wykorzystania zgromadzonych danych. Ponieważ Fabric jest ściśle zintegrowany z Power BI, ta sama warstwa danych może zasilać raportowanie zarządcze wykorzystywane przez CFO, zarząd, controlling i menedżerów poszczególnych linii biznesowych.
Ważną rolę może tu pełnić Data Warehouse w Microsoft Fabric, czyli środowisko pozwalające uporządkować dane pochodzące z różnych systemów i przygotować je do wspólnych analiz. Z biznesowego punktu widzenia istotna jest przede wszystkim możliwość korzystania z jednej definicji podstawowych wskaźników. EBITDA, marża, wynik operacyjny czy kapitał obrotowy mogą być obliczane według tych samych zasad niezależnie od tego, czy patrzy na nie CFO grupy, dyrektor regionalny czy controlling.
Jednocześnie użytkownik może przechodzić od poziomu grupy do konkretnej spółki, linii biznesowej, produktu czy centrum kosztów. Jeżeli marża grupy spadła o 1,8 punktu procentowego, raport może pozwolić sprawdzić, które spółki odpowiadają za zmianę, następnie zejść do kategorii produktów, a w dalszym kroku do konkretnych kosztów.
Takie możliwości otwierają drogę do znacznie szerszej analizy kosztów i rentowności z wykorzystaniem Microsoft Fabric. Dane finansowe można zestawiać z informacjami operacyjnymi, identyfikując przyczyny odchyleń, a nie tylko ich skutki.
W ten sposób platforma przestaje być wyłącznie narzędziem do przygotowania końcowych sprawozdań. Staje się środowiskiem wspierającym bieżące zarządzanie wynikiem.
Jak wygląda to w praktyce? Przykład międzynarodowej grupy
Wyobraźmy sobie grupę produkcyjną posiadającą 12 spółek w pięciu krajach. Organizacja wykorzystuje trzy różne systemy ERP, prowadzi księgi w czterech walutach i posiada lokalne plany kont. Co miesiąc każda spółka przygotowuje pakiet raportowy, który następnie trafia do centrali. Controlling scala dane, przelicza waluty, sprawdza zgodność kategorii i wyjaśnia różnice intercompany.
Po wdrożeniu wspólnej warstwy danych w Microsoft Fabric proces może wyglądać inaczej. Informacje z ERP są cyklicznie pobierane do wspólnego środowiska. Lokalne konta zostają automatycznie przyporządkowane do planu kont grupy, dane otrzymują jednolite oznaczenia spółek, regionów i segmentów, a wartości walutowe przeliczane są według zdefiniowanej polityki.
Zespół finansowy nie rozpoczyna więc zamknięcia od budowania kolejnej wersji pliku konsolidacyjnego. Otrzymuje przygotowany zestaw danych oraz listę elementów wymagających kontroli.
Po zatwierdzeniu danych raport zarządczy może pokazywać wyniki całej grupy, a jednocześnie pozwalać analizować poszczególne spółki. Ten sam model może być wykorzystywany do analizy wykonania budżetu, rentowności, płynności, kosztów czy kapitału obrotowego.
Wartość biznesowa nie polega więc wyłącznie na szybszym wygenerowaniu raportu. Organizacja ogranicza czas przeznaczany na przygotowanie danych i może przesunąć ciężar pracy controllingu w stronę ich interpretacji.
Microsoft Fabric nie musi zastępować systemu konsolidacyjnego
Warto jednocześnie jasno określić rolę Microsoft Fabric. Platforma nie jest klasycznym systemem ERP ani rozwiązaniem, które w każdym przypadku powinno zastąpić specjalistyczny system konsolidacji finansowej.
W grupach podlegających rozbudowanym wymogom sprawozdawczym nadal mogą być wykorzystywane wyspecjalizowane narzędzia odpowiedzialne za formalną konsolidację, księgowania konsolidacyjne, strukturę własnościową czy wymagania wynikające z MSSF lub lokalnych standardów rachunkowości.
Fabric może w takim modelu pełnić rolę warstwy integrującej i porządkującej dane przed ich przekazaniem do systemu konsolidacyjnego, a następnie łączyć dane po konsolidacji z informacjami operacyjnymi wykorzystywanymi w raportowaniu zarządczym.
W innych organizacjach, szczególnie tam, gdzie proces jest mniej skomplikowany, część reguł konsolidacyjnych może zostać odwzorowana bezpośrednio w środowisku danych.
Dlatego projekt powinien rozpoczynać się od analizy procesu finansowego, a nie od decyzji technologicznej. Najpierw trzeba ustalić, które elementy wymagają formalnego systemu konsolidacyjnego, które można zautomatyzować w warstwie danych i jak powinien wyglądać docelowy model raportowania.
Największa zmiana: jedna wersja danych dla finansów i biznesu
Największą wartością Microsoft Fabric w konsolidacji finansowej może być nie samo skrócenie czasu przygotowania raportu, lecz stworzenie wspólnego źródła informacji dla całej organizacji.
W tradycyjnym modelu finanse posiadają swój raport konsolidacyjny, sprzedaż własne zestawienia, operacje kolejny model danych, a zarząd otrzymuje wyniki przygotowane jeszcze w inny sposób. Gdy pojawia się rozbieżność, pierwszym pytaniem staje się: „które dane są właściwe?”.
W modelu opartym na Microsoft Fabric dane finansowe, sprzedażowe i operacyjne mogą korzystać ze wspólnych definicji klientów, produktów, spółek, centrów kosztowych czy kalendarza. Nie oznacza to jednak, że samo połączenie systemów automatycznie zapewnia poprawność informacji. Konieczne są odpowiednie zasady zarządzania ich jakością, dostępem i odpowiedzialnością za poszczególne obszary. Takie podejście określa się jako data governance w Microsoft Fabric.
Dla CFO oznacza to możliwość zestawienia wyników finansowych z ich biznesowymi przyczynami. Spadek marży można analizować razem ze zmianami cen, kosztami materiałów, wolumenem sprzedaży czy efektywnością produkcji. Wzrost należności można zestawić ze strukturą klientów i terminowością płatności. Wynik spółki może być analizowany nie tylko w księgach, lecz także w kontekście danych operacyjnych, które go kształtują.
I właśnie tutaj konsolidacja przestaje być procesem wykonywanym wyłącznie po zakończeniu miesiąca. Staje się częścią szerszego modelu zarządzania organizacją w oparciu o spójne, aktualne i porównywalne dane.
Od zbierania danych do zarządzania wynikiem
Konsolidacja finansowa w grupie kapitałowej zawsze będzie wymagała reguł, kontroli i odpowiedzialności zespołów finansowych. Technologia nie eliminuje tych elementów, ale może znacząco zmienić proporcje pomiędzy pracą wykonywaną ręcznie a analizą wymagającą wiedzy ekspertów.
Microsoft Fabric pozwala stworzyć warstwę łączącą różne systemy ERP, lokalne plany kont, spółki i waluty, a następnie udostępnić ujednolicone informacje do konsolidacji oraz raportowania w Power BI. Dzięki temu organizacja nie musi rozpoczynać każdego zamknięcia miesiąca od ponownego składania danych z wielu źródeł.
Dla zarządu oznacza to szybszy dostęp do spójnego obrazu grupy. Z kolei dla controllingu – mniej czasu przeznaczanego na przygotowanie kolejnych wersji arkuszy. Dla działu finansowego – większą możliwość koncentrowania się na jakości danych, wyjaśnianiu odchyleń i wspieraniu decyzji biznesowych.
W dojrzałym modelu dane ze spółek nie kończą swojej drogi w skonsolidowanym sprawozdaniu. Stają się podstawą do odpowiedzi na pytania o rentowność, koszty, płynność, kapitał obrotowy i efektywność poszczególnych części organizacji. I właśnie w takim ujęciu Microsoft Fabric może wnieść największą wartość do procesu konsolidacji finansowej.